Verantwortung IT: Wenn Pflege Chefsache ist

Menschen helfen, soziale Verantwortung übernehmen, ein Zuhause geben – im Bereich der Altenhilfe sowie der Aus- und Weiterbildung ist das Kümmern weniger eine Dienstleistung, sondern eine Herzensangelegenheit. Doch bei aller Liebe werden bei der Koordination und Bewältigung der damit verbundenen Aufgaben oft Grenzen erreicht, die Umdenken und Neuorientierung erfordern. Die Caritas Münster ist seit dem Jahr 1969 der größte Anbieter für stationäre Altenhilfe in Münster und hält ein breitgefächertes Angebot beispielsweise für die Kinder- und Jugendhilfe oder zur Alkohol- und Suchtberatung bereit. Sie ist Träger der Caritas Pflegeeinrichtungen sowie in die Aus- und Weiterbildung verschiedener Tätigkeitsfelder involviert. Im Gesamtkonzern befinden sich über 900 Mitarbeiter täglich in Prozessen, die durch ein ausgeklügeltes IT-System reibungslos miteinander verzahnt werden müssen. „Bei so einer Unternehmensgröße braucht man für die IT einfach externe Partner. Um innovationsfähig zu bleiben, müssen wir uns auf unsere Kompetenz, nämlich die soziale Beratung und die Altenhilfe konzentrieren und die Arbeit denen übergeben, die sich damit wirklich auskennen.“, beschreibt Thomas Schlickum, kaufmännischer Vorstand der Caritas in Münster, die Unerlässlichkeit der Arbeitsteilung in Sachen IT.

Ein direkter Draht zum Chef

Thomas Schlickum legt viel Wert auf Technik, die up to date ist und hat klare Vorteile bei der Wahl von meliar solution GmbH als IT-Partner erkannt. Denn deren Hauptaugenmerk liegt auf ständige Marktbeobachtung und diversen Schulungsmaßnahmen. Dafür hat meliar als IT-Unternehmen die notwendigen Ressourcen und auch den Erfüllungsauftrag gegenüber seiner Mandanten. Außerdem spielt die Einsatzbereitschaft eine wesentliche Rolle. Der direkte Draht zum Chef eines mittelständischen Unternehmens gestaltet die Kommunikation bei IT-Fragen sehr persönlich. „Das zeichnet die meliar solution GmbH aus.“, lobt Schlickum das Vertrauensverhältnis.

Seit über 10 Jahren widmet sich die meliar solution GmbH den Anliegen der Caritas Münster. Das Mietmodell meliarCARE hat einen festen Stand und ist bei der täglichen Arbeit nicht mehr wegzudenken. In den Einrichtungen der Caritas Münster wird alles, insbesondere Dokumentationen und Pflegeberichte, elektronisch erfasst. Alle Prozesse werden digital abgebildet. Da ist es wichtig, dass die Mitarbeiter sich an moderne, funktionierende Arbeitsplätze setzen und direkt loslegen können. Und wenn Fragen aufkommen, sollten diese auch innerhalb kürzester Zeit beantwortet werden. Speziell bei der Cariats in Münster haben mindestens 30% der vielen Kostenstellen eine eigene Software. „Normalerweise müsste eigens für jede Software ein Service- und Supportvertrag abgeschlossen werden. Doch mit meliarCARE wird das zusammen mit der monatlichen Technik-Miete im Gesamtpaket abgegolten.“, zieht Schlickum ein positives Resumeé.

Turnschuhadministration ist keine Lösung

Beim einem Vergleich kommt Thomas Schlickum zu folgendem Schluss: „Wir brauchen keine Turnschuhadministratoren, die durchs Haus laufen und Kabel ziehen. Dafür haben wir viel zu hohe Anforderungen.“ Für ihn sind vor allem Qualitätsarbeit und hochwertige Arbeitsmittel maßgebend. Zudem fordert er von einem IT-Partner 24stündige Erreichbarkeit. Und er setzt kompetente Beratung voraus, der eine problemlose Umsetzung unter Beachtung des Kirchlichen Datenschutzgesetztes (KDG) erfolgt. Ein interner IT-Verantwortlicher könnte das in dem Maß, wie es meliarCARE leistet, wohl kaum erfüllen.

Trotzdem wollte die Caritas Münster es genau wissen und zog einen Berater heran, der die IT-Kosten und -Leistungen von meliarCARE bei der Caritas Münster unter die Lupe nahm. Mit einer Ausschreibung im Jahr 2016 sollten eventuelle Einsparungen bei mindestens gleich hohem Leistungsstandard erzielt werden. „Da wurde uns erst einmal bewusst, wie komplex das ganze Thema IT eigentlich ist und das kein weiterer Anbieter imstande war, das zu leisten, wie meliar solution es kann. Also blieben wir bei meliarCARE.“, erinnert sich Schlickum. „Vor allem auch deshalb, weil es die Mitarbeiter der meliar solution GmbH schnell geschafft haben, eine gemeinsame Sprache mit unserem Personal zu sprechen.“, führt Schlickum weiter auf und verweist auf die anfänglichen Kommunikationsdefizite. Der Support und beispielsweise die Sozialmitarbeiter verwendeten für viele Anwendungsfragen verschiedene Begrifflichkeiten und redeten somit oft aneinander vorbei. Doch die meliar solution GmbH kann sich komplett in die Denkweise Ihrer Mandanten hineinversetzen und so war dies nur eine kleine Hürde, die in kürzester Zeit gemeistert wurde.

Spontanität im Härtetest

Und tatsächlich sollte die Caritas Münster auch weiter von der Betreuung durch die meliar solution GmbH profitieren. Intern wurde spontan entschieden, dass das Produkt Microsoft® Office 365® innerhalb kürzester Zeit getestet und eingeführt werden soll. Dieser Spontanität kam meliar solution ohne zu zögern nach. Innerhalb von nur drei Monaten setzte das IT-Unternehmen in enger Zusammenarbeit mit der Caritas Münster eine Testumgebung auf. Es galt, unter anderem zahlreiche Testzugänge einzurichten und zum Beispiel Videochatfunktionen bereitzustellen. Aktuell erfolgt der Testlauf auf 10 Arbeitsplätzen. Von der schnellen Umsetzung ist Thomas Schlickum schlicht weg begeistert.

Nur, wenn im Hintergrund alles reibungslos funktioniert und man Partner an seiner Seite hat, die ihr Handwerk bis ins kleinste Detail verstehen, kann man Verantwortung vertrauensvoll abgeben. meliarCARE ist somit für die Caritas Münster ein wichtiger Baustein dem Leitbild „Menschen, die unsere Hilfe bedürfen“ bedenkenlos nachzugehen.