Das Thema Home Office hat im Frühjahr eine ganz neue Bedeutsamkeit gewonnen: Durch die Herausforderungen einer globalen Pandemie waren viele Büro-Arbeiter angehalten, zuhause zu arbeiten. Wir alle ahnen: Das kann jederzeit wiederkommen. Doch die Ausstattung im heimischen Büro erfüllt oft weder die Ansprüche Ihrer Mitarbeiter noch die eines verantwortungsvollen Arbeitgebers. Wie Sie diese Herausforderung auch in kürzester Zeit lösen können und was Sie jetzt beachten sollten, lesen Sie in diesem Blogbeitrag!

Voraussetzungen am Arbeitsplatz: Hardware-Ausstattung

Für die Wahl des richtigen Arbeitsplatzes fürs Home Office sind einige Faktoren entscheidend. Wichtig sind dabei die Internetverbindung (WLAN, Anschluss mit mind. 50 Mbit/s), der Funkempfang fürs Firmenhandy sowie ausreichend Licht zur augenschonenden Arbeit am Laptop oder PC. Die passende Hardware-Ausstattung im Home Office hängt von mehreren Faktoren ab:

  • Gibt es einen festen Arbeitsplatz, an dem der Arbeitnehmer jederzeit arbeiten kann?
  • Wie viel Platz steht zur Verfügung? Hat ein PC mit Tastatur und Monitor überhaupt genügend Raum, bspw. auf einem Schreibtisch?
  • Benötigt der Mitarbeiter einen Drucker und/oder Scanner?

Auf keinen Fall sparen sollten Sie bei der Ergonomie: Das Arbeitsschutzgesetz (ArbSchG) und die Arbeitsstättenverordnung (ArbStättV) gelten auch zuhause – verantwortlich dafür ist der Arbeitgeber! Investieren Sie also in ergonomische Tastaturen und Mäuse sowie einen höhenverstellbaren Monitor und finanzieren Sie bei Bedarf auch den Bürostuhl, um die Gesundheit Ihrer Kollegen zu schonen.

Auch die Voraussetzungen für effektive Konferenzen müssen erfüllt sein: Eine Webcam mit guter Auflösung ist genauso Pflicht wie ein Kopfhörer mit integriertem Mikrofon. Das erhöht die Qualität der Videokonferenzen enorm und schont Ohren und Nerven. Bei Notebooks ist eine Webcam oft schon integriert – hier kann sich in Abhängigkeit von den Aufgaben des Mitarbeiters jedoch auch der Kauf eines geeigneten Monitors lohnen.

Mit meliarCARE sind Sie vorbereitet und können in kürzester Zeit die richtige Technik für die Telearbeit zur Verfügung stellen. Als IT-Leaser sorgen wir vor und verhindern technische Ausfälle, die Ihre Angestellten am Arbeiten hindern würden. Das vermindert Ihre Aufwände und stellt auch bei „höherer Gewalt“ die Arbeitsfähigkeit Ihrer Teams sicher.

Wussten Sie schon? Nur 5 Prozent der Arbeitgeber stellen die Ausstattung fürs Home Office zur Verfügung. Machen Sie das zum Vorteil Ihres Personalmarketings und punkten Sie mit meliarCARE!

Noch mehr IT-Ausstattung: Software und Datenschutz

Auf dem Laptop oder PC sollten Ihre Mitarbeiter natürlich die Software vorfinden, die sie zum Arbeiten benötigen. Im besten Fall sind das dieselben Programme, die auch im Büro genutzt werden. Die wesentlichen Aufgaben übernimmt dabei Microsoft Office 365: E-Mail, Dokumente, Tabellen und Präsentationen. Firmen-Passwörter können verschlüsselt in einer Cloud gespeichert werden, bspw. mit KeyPass oder mit Apps wie 1Password oder Psono. Insbesondere beim Austausch sensibler
(Kunden-)Daten sollten Sie zudem über einen VPN-Zugang Ihrer Mitarbeiter ins Firmennetz nachdenken. Die Daten, die durch einen sogenannten Tunnel gehen, können dann nicht bei der Übertragung abgefangen werden.

Machen Sie Ihren Mitarbeitern klar, dass auf dem Arbeits-Laptop oder -PC nicht irgendwelche Programme installiert werden sollten. Wenn Kollegen im Home Office neue Anforderungen haben, sollten Sie ihren Software-Wunsch mit der IT- und der Datenschutzabteilung besprechen. Ungeprüfte Tools können sonst unter Umständen Datenlecks verursachen.

meliarCARE bietet auch hier eine Lösung: Mit dem Einrichten eines PCs im Home Office durch uns erhalten Sie nicht nur die IT-Ausstattung, sondern auch die Infrastruktur. Dazu gehört neben ständig aktualisierter Antiviren-Software auch der Zugang zu unserer DSGVO-konformen und in Deutschland gehosteten Cloud. Hier können Dokumente abgelegt und mit den Kollegen sicher geteilt werden und die Daten sind garantiert 24/7 verfügbar.

Was ist neben dem PC-Einrichten im Home Office noch wichtig?

Sie kennen nun die wichtigsten Voraussetzungen für ein funktionierendes Home-Office mit Hardware und der erforderlichen Software. Wichtig ist aber auch, dass das Betriebsgeheimnis auch am Arbeitsplatz gewahrt bleibt. Wichtige Firmendokumente dürfen nicht unbeaufsichtigt auf dem Schreibtisch liegen bleiben. Grundsätzlich gilt zudem, dass es in Deutschland (noch) kein Recht auf Telearbeit gibt, anders als bspw. in den Niederlanden. Im Arbeitsvertrag können jedoch die genauen Bedingungen fürs Home Office geregelt werden – auch, wie oft ein Arbeitnehmer im Büro zu erscheinen hat.

Bei der IT-Ausstattung, der Hardware sowie Software fürs Home Office unterstützen wir Sie gerne und machen Sie in kürzester Zeit zum mobilen und flexiblen Arbeitgeber. Sprechen Sie uns an!